1. Цель положения – своевременно обеспечить достоверную информацию по сопровождению сделок юридического лица для подготовки ежемесячных бухгалтерских данных для Головного офиса компании и исключение налоговых рисков и своевременной отработки случаев неплатежей.

Данное положение требуется юридическому лицу:

  • для адекватного обслуживания бухгалтерского учета и получения оснований для налоговых вычетов;
  • при аудиторской проверке бухгалтерией выполнения формальностей юридического сопровождения платежей;
  • восстановления бухгалтерского учета заказчика, если юристами будут утеряны оригиналы счетов.


    • 2. Определения:
    - ОТВЕТСТВЕННЫЕ СОТРУДНИКИ – лица, инициирующие взаимодействия с Поставщиками и Заказчиками для выполнения своих должностных обязанностей;
    - ПОСТАВЩИКИ – юридические лица, которые оказывают услуги, продают товары для компании;
    - ЗАКАЗЧИКИ – юридические лица, которым компания оказывает услуги по контрактному бурению и сервису оборудования;
    - ЮРИДИЧЕСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ платежей – оформление юристами заказчика документов для достоверного ведения бухгалтерского учета;
    - МОРАТОРИЙ – период временного приостановления юридического сопровождения сделок, платежей, отгрузки или оприходования товаров, услуг с целью подведения итогов отчетного месяца.

    3. Требования к документам
    Бухгалтерское обслуживание операций по договорам оформляется обязательным набором документов, которые служат для платежей, юридического сопровождения и бухгалтерского подтверждения факта оказания услуг, поступления товаров и пр. Документы, предъявляемые в бухгалтерию из юридического отдела должны быть утверждены и оформлены надлежащим образом. Названия организаций, ИНН/КПП, юридические адреса, банковские реквизиты, ссылки на контракты должны соответствовать договорам. За юридическое сопровождение документов по сделкам отвечает бухгалтерия Поставщика.
    Счета, договора, дополнительные соглашения к ним, приложения, счета-фактуры, акты и товарные накладные должны быть подписаны и скреплены печатью там, где необходимо. Соблюдение юридических формальностей при сопровождении сделок является обязанностью ответственных сотрудников компании, работающих с Поставщиками/Заказчиками.

    4. Требования к документообороту
    Ответственные работники бухгалтерии Заказчикам обязуются приложить все усилия для своевременного и незамедлительного предоставления следующих документов для восстановления бухгалтерского учета.
    4.1. Поставщики (являются юридическими лицами):
    - договор сопровождается подписями всех сторонами;
    - счет на платеж, утвержденный к оплате руководителем;
    - счет-фактура, подписанная Поставщиком;
    - акт (товарная накладная), подписанный всеми сторонами;
    - по импортным операциям для юридического сопровождения открывается паспорт сделки;
    - по импортным операциям для осуществления платежа – счет, утвержденный к оплате руководителем или главным бухгалтером и ГТД. При этом особое внимание необходимо уделять счетам-фактурам и ГТД, смотрите отчет о восстановлении бухгалтерии и учета по налогам.
    4.2. Заказчики:
    - договор с визами всех ключевых участников;
    - счет, подписанный руководителем – к регистрации в бухгалтерской программе для контроля поступлений и восстановления бухгалтерского и налогового учета платежей юридического лица;
    - акт выполнения услуг, работ для детализированного учета выручки.

    5. Мораторий
    Каждые 5 (пять) последних рабочих дней отчетного месяца объявляется Мораторий. Любые банковские платежи не производятся за исключением платежей по налогам, авансам на командировки. Поставки и отгрузки не оформляются. Наличные деньги из кассы не выдаются. Необходимо планировать текущие операции с учетом моратория насколько это возможно.

    6. Бухгалтерский контроль за документами поставщиков
    Бухгалтер централизованной бухгалтерии в Москве или компания, осуществляющая по договору бухгалтерское обслуживание, 25 числа отчетного месяца высылает список поставщиков, по которым отсутствуют документы по перечислениям за отчетный месяц по оплаченным товарам и работам. Все документы, не предъявленные своевременно в течение отчетного месяца требуют восстановления бухгалтерией в 2-хдневный срок после напоминания.

    7. Разработчик положения по платежам юридического лица
    Разработчиком положения выступает компания «Аудит ITG», осуществляющая оказание абонентских юридических услуг головному юридическому лицу в Москве. Изменения в разработанный документ могут вноситься юристами только с письменного уведомления разработчика и руководителя головного предприятия.