1. Цель положения – своевременно обеспечить достоверную информацию по сопровождению сделок юридического лица для подготовки ежемесячных бухгалтерских данных для Головного офиса компании и исключение налоговых рисков и своевременной отработки случаев неплатежей.

Данное положение требуется юридическому лицу:

2. Определения:
- ОТВЕТСТВЕННЫЕ СОТРУДНИКИ – лица, инициирующие взаимодействия с Поставщиками и Заказчиками для выполнения своих должностных обязанностей;
- ПОСТАВЩИКИ – юридические лица, которые оказывают услуги, продают товары для компании;
- ЗАКАЗЧИКИ – юридические лица, которым компания оказывает услуги по контрактному бурению и сервису оборудования;
- ЮРИДИЧЕСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ платежей – оформление юристами заказчика документов для достоверного ведения бухгалтерского учета;
- МОРАТОРИЙ – период временного приостановления юридического сопровождения сделок, платежей, отгрузки или оприходования товаров, услуг с целью подведения итогов отчетного месяца.

3. Требования к документам
Бухгалтерское обслуживание операций по договорам оформляется обязательным набором документов, которые служат для платежей, юридического сопровождения и бухгалтерского подтверждения факта оказания услуг, поступления товаров и пр. Документы, предъявляемые в бухгалтерию из юридического отдела должны быть утверждены и оформлены надлежащим образом. Названия организаций, ИНН/КПП, юридические адреса, банковские реквизиты, ссылки на контракты должны соответствовать договорам. За юридическое сопровождение документов по сделкам отвечает бухгалтерия Поставщика.
Счета, договора, дополнительные соглашения к ним, приложения, счета-фактуры, акты и товарные накладные должны быть подписаны и скреплены печатью там, где необходимо. Соблюдение юридических формальностей при сопровождении сделок является обязанностью ответственных сотрудников компании, работающих с Поставщиками/Заказчиками.

4. Требования к документообороту
Ответственные работники бухгалтерии Заказчикам обязуются приложить все усилия для своевременного и незамедлительного предоставления следующих документов для восстановления бухгалтерского учета.
4.1. Поставщики (являются юридическими лицами):
- договор сопровождается подписями всех сторонами;
- счет на платеж, утвержденный к оплате руководителем;
- счет-фактура, подписанная Поставщиком;
- акт (товарная накладная), подписанный всеми сторонами;
- по импортным операциям для юридического сопровождения открывается паспорт сделки;
- по импортным операциям для осуществления платежа – счет, утвержденный к оплате руководителем или главным бухгалтером и ГТД. При этом особое внимание необходимо уделять счетам-фактурам и ГТД, смотрите отчет о восстановлении бухгалтерии и учета по налогам.
4.2. Заказчики:
- договор с визами всех ключевых участников;
- счет, подписанный руководителем – к регистрации в бухгалтерской программе для контроля поступлений и восстановления бухгалтерского и налогового учета платежей юридического лица;
- акт выполнения услуг, работ для детализированного учета выручки.

5. Мораторий
Каждые 5 (пять) последних рабочих дней отчетного месяца объявляется Мораторий. Любые банковские платежи не производятся за исключением платежей по налогам, авансам на командировки. Поставки и отгрузки не оформляются. Наличные деньги из кассы не выдаются. Необходимо планировать текущие операции с учетом моратория насколько это возможно.

6. Бухгалтерский контроль за документами поставщиков
Бухгалтер централизованной бухгалтерии в Москве или компания, осуществляющая по договору бухгалтерское обслуживание, 25 числа отчетного месяца высылает список поставщиков, по которым отсутствуют документы по перечислениям за отчетный месяц по оплаченным товарам и работам. Все документы, не предъявленные своевременно в течение отчетного месяца требуют восстановления бухгалтерией в 2-хдневный срок после напоминания.

7. Разработчик положения по платежам юридического лица
Разработчиком положения выступает компания «Аудит ITG», осуществляющая оказание абонентских юридических услуг головному юридическому лицу в Москве. Изменения в разработанный документ могут вноситься юристами только с письменного уведомления разработчика и руководителя головного предприятия.