Общие требования учета кассовых операций

Кассовые операции, как правило, берут на себя штатные сотрудники предприятия, которому наша аудиторская фирма оказывает бухгалтерские услуги. Наши специалисты полностью берут на себя составление бухгалтерского баланса, налоговую отчетность. Читайте, например, отзыв на аутсорсинг бухгалтерского учета. Как видно из отзыва, за рутинными операциями, к которым можно отнести ведение кассы, наш главный бухгалтер лишь осуществлял надзор и контроль. Существуют общие требования учета кассовых операций. Статьей 6 Закона о бухгалтерском учете установлено, что ответственность за ведение бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении кассовых операций несут руководители организаций.
Порядок контроля за кассовыми операциями и другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета, определяются в учетной политике организации, которая также утверждается приказом руководителя или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок). В соответствии с этим Порядком для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Бухгалтерский учет и ведение кассы в филиалах

Особого порядка по ведению кассовой книги Порядком ведения кассовых операций для организаций, имеющих филиалы и иные обособленные подразделения не установлено.
Поскольку бухгалтерии обособленных подразделений являются неотъемлемой составной частью бухгалтерской службы организаций в целом, отражаемые ими в своих учетных регистрах финансово-хозяйственные операции следует считать отраженными в бухгалтерском учете организации в целом. Головной офис в данном случае ведет бухгалтерский учет только непосредственно осуществляемых им финансово-хозяйственных операций, а бухгалтерскую отчетность оформляет путем суммирования показателей, как собственных учетных регистров, так и внутренней бухгалтерской отчетности филиалов.

Единство кассовых операций в бухгалтерии

Обеспечение единства кассовых операций в бухгалтерии организаций, имеющих обособленные подразделения, базируется на соответствии кассовой дисциплины организации требованиям Порядка, согласно которому организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все полученные наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу (п.23). Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления бухгалтером кассовой книги не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и оформляет в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Таким образом, организации должны иметь только одну кассовую книгу, что и обеспечивает единство кассовых операций. Данные о произведенных обособленным подразделением расчетов через кассу, должны оперативно (в конце рабочего дня) поступать в головную организацию, для их отражения в кассовой книге организации. Для этого многие организации применяют специальные программы, которые дают возможность оперативно получать данные по электронным системам связи.

Все эти аспекты необходимо отразить в порядке ведения бухгалтерского и налогового учета предприятия (читайте, что отражает учетная политика для бухгалтерии). Однако нужно учитывать, что при наличии удаленных обособленных подразделений фактически невозможно в полной мере выполнить требования Банка России и остаются риски применения к организации санкций, установленных ст.15.1 КоАП РФ.

Рекомендации бухгалтеру по учет и ведение кассовых операций

Рекомендации бухгалтеру по учету и ведению кассовых операций до законодательного решения указанной проблемы:

- учитывая, что в Решении Совета директоров Банка России статус кассы организации для сдачи наличных денег определен недостаточно четко (однозначно лишь требование единства кассовой книги), а в Инструкции по применению бухгалтерами Плана счетов предусмотрена возможность кроме основной иметь в организации и так называемую операционную кассу, можно регламентировать в учетной политике открытие кроме основной кассы организации по месту расположения головного офиса операционных касс по местам расположения обособленных подразделений. При этом в операционных кассах обособленных подразделений ведутся так называемые операционные кассовые книги;

- для обеспечения требований кассовой дисциплины организации рекомендуем согласовать с учреждением банка, обслуживающего операции головного офиса, единый для всей организации норматив остатка наличных денег в кассе и утвердить в учетной политике квоты каждого обособленного подразделения в общем объеме этого норматива;

- обосновав невозможность ежедневной сдачи остатков наличных денег из операционных касс филиалов и представительств в единую кассу организации, в учетной политике организации целесообразно предусмотреть периодичность и сроки осуществления такой сдачи в банк по месту нахождения подразделения;

Таким образом, организация может контролировать соблюдение общего лимита остатков наличных денег в кассе, как в головном офисе, так и в обособленных структурных подразделениях и снизить риск применения штрафных санкций за превышение данного лимита.

Кроме того, приходно-кассовые ордера, как и все документы в бухгалтерии, должны нумероваться в хронологическом порядке. Так как проконтролировать нумерацию в обособленных подразделениях невозможно, то поступающие в головную кассу ПКО и РКО могут иметь двойную нумерацию (первый номер – присвоенный в подразделении, второй – в головной кассе).

Для предприятий, которые рассматривают возможность аутсорсинга бухучета в специализированной аудиторской фирме мы предлагаем рассмотреть наше предложение на ведение бухгалтерского учета организаций бухгалтерами «Аудит ITG».

Обращайтесь к нам за консультациями по вопросам учета кассовых операций и за прочими бухгалтерскими услугами.